Privacybeleid - Pontex

Dit is het privacybeleid van DH Investment Partners B.V. (hierna: Pontex, wij of ons). Hierin staat beschreven hoe wij persoonsgegevens beheren die wij hebben verkregen of verzameld. Mocht u vragen hebben over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken neem dan gerust contact met ons op.

1 Introductie

In het kader van onze activiteiten verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens: informatie die (in)direct herleidbaar is tot individuen (de “betrokkenen” of “u”). Op basis van de toepasselijke privacywetgeving, en meer specifiek de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG), kwalificeren wij als verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot de persoonsgegevens die wij van u verwerken. In deze privacyverklaring informeren wij u over onze gegevensverwerkingen.

Door gebruik te maken van onze diensten en/of onze website en door uw persoonsgegevens met ons te delen, verklaart u ermee bekend te zijn dat uw persoonsgegevens op de in deze privacyverklaring beschreven wijze worden verwerkt.

2 Gevensverwerking in het kader van onze fondsen

Wanneer wij als fondsmanager van een investeringsfonds optreden, kwalificeren wij met dat specifieke fonds als gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke. Wij zullen u dan middels een afzonderlijke privacyverklaring specifiek informeren over de gegevensverwerkingen in dat verband. In alle gevallen zullen wij uw eerste aanspreekpunt zijn voor zaken omtrent de verwerking van uw gegevens door ons of in het kader van dat Fonds.

3 Wat regelt dit beleid en voor wie is het relevant?

Deze privacyverklaring is relevant voor (vertegenwoordigers of personeel van) onze (toekomstige) investeerders, deelnemingen, participaties, en/of portfoliobedrijven, bij onze partners of dienstverleners en relaties, commerciële contacten, website bezoekers, personen die in contact met ons treden of die op de hoogte willen blijven van onze diensten en onze sollicitanten.

Opmerking: indien u persoonsgegevens aan ons verstrekt, die betrekking hebben op een andere persoon dan uzelf (bijvoorbeeld de vertegenwoordiger, bestuurder of UBO van de onderneming ten behoeve waarvan u optreedt), dan verzoeken wij u om deze persoon een kopie van deze privacyverklaring te verstrekken, voordat u zijn/haar persoonsgegevens aan ons verstrekt.

4 Welke persoonsgegevens verzamelen wij en op welke wijze?

Wij kunnen op verschillende manieren informatie over u verzamelen:

Direct van u:

Doordat u deze vrijwillig met ons deelt;
Wanneer u met ons communiceert via email of via andere kanalen;
Wanneer u bij ons solliciteert;
Wanneer u een investeerder/ondernemer/relatie van ons bent;
Wanneer u onze website bezoekt of u inschrijft voor onze nieuwsbrief.

Van een ander:

Van uw werkgever wanneer u werkzaam bent bij een van onze investeerders, deelnemingen, participaties, portfoliobedrijven, relaties of adviseurs;
Van andere derden, bijvoorbeeld wanneer u werkzaam bent bij een van onze dienstverleners of bij een derde partij waarmee wij zaken doen of indien u bij ons solliciteert van recruitment bureaus, referenten, (voormalig) werkgever(s), onderwijsinstellingen of onderzoeksbureaus (in geval van een antecedentenonderzoek);
Via openbare registers en bronnen, zoals het handelsregister of via de Kamer van Koophandel, (online) media, nieuws e.d.;
Van derden, bijvoorbeeld wanneer zij uw gegevens rechtsgeldig aan ons doorgeven zodat wij u kunnen benaderen, onze diensten aan u kunnen leveren.

Wij verzamelen en verwerken (een deel van) de volgende persoonsgegevens:

NAW-gegevens en geboorteplaats;
(Zakelijke) contactgegevens, waaronder adressen, telefoonnummers en emailadressen;
(Zakelijke) bankgegevens en andere financiële gegevens;
Informatie over uw deelnemingen, investeringen, inkomsten, winsten en verliezen;
Zakelijke contactgegevens, bedrijfsnaam en functietitel;
CV, opleidings- en arbeidsverleden, referenties, verklaring omtrent gedrag of uitkomsten van een antecedentenonderzoek, antwoorden op vragen tijdens het sollicitatiegesprek, testuitslagen, professionele certificaten;
Kopie paspoort, identiteitsbewijs en/of overige identificatiegegevens;
Informatie uit openbare registers, zoals uittreksels van de Kamer van Koophandel;
Informatie afkomstig van externe bronnen (zoals zoekmachines, sectorspecifieke nieuwsberichten, sociale media) die wij combineren met de gegevens die wij zelf van u verzamelen, om zo meer volledige en accurate informatie over u te verkrijgen;
Informatie in het kader van antiwitwas- en antimisbruikwetgeving, zoals identificatiegegevens en (waar relevant) aanvullende informatie als u een ‘politically exposed person’ bent;
IP-adres, cookievoorkeuren.

5 Verwerkingsgrondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van een van de volgende wettelijke grondslagen:

Indien de verwerking noodzakelijk is om uitvoering te geven aan een overeenkomst waarbij u partij bent (of om de noodzakelijke maatregelen te treffen voorafgaand aan het aangaan van een overeenkomst), zoals hieronder beschreven onder (a);
Indien de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke verplichting, zoals hieronder beschreven onder (b);
Indien de verwerking noodzakelijk is in het kader van ons gerechtvaardigd belang, zoals hieronder beschreven onder (c) tot en met (i).
Op basis van toestemming, zoals hieronder beschreven onder (j).

6 Verwerkingsdoeleinden

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

(a) Om onze diensten aan u aan te (kunnen) bieden en/of om onze contractuele verplichtingen na te komen;

(b) Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen in het kader van onder meer fiscale wetgeving, antimisbruik- en antiwitwaswetgeving, KYC verplichtingen, verplichtingen uit hoofde van de Wet op het financieel toezicht en eventuele andere wettelijke verplichtingen;

(c) Om uw geschiktheid voor de functie waarop u solliciteert te beoordelen en mogelijk om met u een arbeidsovereenkomst aan te gaan, alsmede om herbeoordeling van sollicitanten te voorkomen;

(d) Voor het (bij)houden van onze (financiële) administratie en

(e) Voor relatiebeheerdoeleinden;

(f) Voor communicatiedoeleinden, zoals de verwerking en beantwoording van uw verzoeken, aanvragen en klachten;

(g) Voor het vaststellen, uitoefenen en verdedigen van onze rechtspositie en rechten, in het kader van een voorgenomen reorganisatie, (juridische) fusie of splitsing en/of (gedeeltelijke) verkoop van onze activiteiten;

(h) voor marketingdoeleinden;

(i) Voor analyse- en onderzoeksdoeleinden;

(j) Voor het sturen van ongevraagde communicatie, zoals nieuwsbrieven of andere marketingmaterialen;

(k) Voor het plaatsen van cookies die persoonsgegevens verwerken via onze website.

U heeft te allen tijde het recht heeft om uw toestemming in te trekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtsgeldigheid van de verwerkingen tot dat moment door contact met ons op te nemen. Meer specifiek kunt u uw toestemming voor de verwerkingsdoeleinden onder (j) en (k) intrekken of wijzigen, door gebruik te maken van de afmeldfunctie in onze nieuwsbrief, respectievelijk door uw cookievoorkeuren te wijzigen in uw browserinstellingen.

7 Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden niet langer opgeslagen dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld en verwerkt. Enkel indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn, of indien dit anderszins noodzakelijk is met het oog op onze gerechtvaardigde belangen zullen wij uw persoonsgegevens voor een langere periode bewaren.

In het geval dat u sollicitant bent en u bij ons in dienst treedt, zullen wij uw persoonsgegevens die wij in het kader van de sollicitatieprocedure hebben verwerkt, opslaan in uw personeelsdossier. Indien u niet bij ons in dienst treedt, verwijderen wij uw persoonsgegevens in principe binnen 4 weken na afronding van de betreffende sollicitatieprocedure, tenzij u ons toestemming geeft om uw gegevens langer te bewaren.

8 Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met derden, voor zover dat noodzakelijk en gerechtvaardigd is in het licht van voornoemde doeleinden. Dit kan de volgende partijen betreffen:

Fondsen, managers van de fondsen, investeringsvehikels en andere partijen waarin wij (namens of ten behoeve van u of onze investeerders) deelnemen of participeren;
Deelnemingen, aandeelhouders, groepsvennootschappen of andere aan ons gelieerde partijen;
Gelieerde partijen of externe partijen, die diensten aan ons leveren;
Banken en adviseurs, zoals advocaten, accountants, notarissen e.d.;
Screeningbureaus, headhunters, assessment bureaus en/of andere partijen die wij in het kader van een sollicitatieprocedure inschakelen;
Overheden, gerechten en toezichthoudende instanties, zoals de Belastingdienst, De Nederlandsche Bank, de Autoriteit Financiële Markten en de Autoriteit Persoonsgegevens;
Externe auditors;
(Potentiële) kopers of fusiepartijen en adviseurs van die partijen, in het kader van een (voorgestelde) fusie, overname, verkoop of afsplitsing van een (deel) van onze activiteiten; en
IT providers, websiteproviders en andere derde partijen die wij gebruiken voor het leveren van onze website.

In het geval dat een ontvanger gevestigd is buiten de Europese Economische Ruimte, zullen wij uw persoonsgegevens slechts doorgeven op basis van passende waarborgen en een geldend doorgiftemechanisme zoals voorgeschreven onder de AVG. U kunt contact met ons opnemen voor meer informatie over internationale doorgiften of om een kopie te ontvangen van de relevante getroffen waarborgen.

9 Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Wij hebben technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens zo adequaat mogelijk te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging en ongeautoriseerde toegang, inzage, opslag of andere verwerking. Om uw persoonsgegevens accuraat te houden, verzoeken wij u om ons actief te informeren over eventuele wijzigingen van uw persoonsgegevens (zoals een adreswijziging).

10 Uw rechten

Op basis van de AVG en de UAVG heeft u de volgende rechten:

Het recht op informatie en inzage van uw gegevens;
Het recht op verbetering van persoonsgegevens;
Het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens (‘recht om vergeten te worden);
Het recht op beperking van de verwerking;
Het recht van bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
Het recht om uw persoonsgegevens te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare, en machine-leesbare vorm, en om die persoonsgegevens aan een andere verantwoordelijke (te doen) overdragen.
Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11 Contact

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft over de wijze waarop Pontex uw persoonsgegevens verwerkt, indien u uw rechten wilt uitoefenen of indien u vragen heeft over de inhoud van deze privacyverklaring, dan kunt u contact opnemen met privacy@pontex-ip.nl